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东莞市建设工程电子文件的质量及整理要求
作者:管理员    发布于:2013-12-17   
一、工程电子文件的质量要求
1、 电子文件须用原件扫描
2、 电子文件的保存格式:文字材料、图纸采用PDF格式,照片采用JPG格式。
3、 电子文件的内容:应与相对应的纸质档案原件完全相同,其排列顺序也应与纸质档案一致。
4、 电子文件的质量:图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。
5、 扫描模式:可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。
1) 文件、图纸页面为黑白两色或蓝图,并且字迹清晰、不带插图的档案,采用黑白二值模式扫描,清晰度较差的采用灰度扫描。
2) 带有有色标记且必须保留其色彩的,如批文、证件、红线图、合同中的盖章页,地质报告中的盖章页、彩色照片等,应采用彩色模式扫描。
6、 扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性的前提下展现档案原貌的原则。
7、 为有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边。
8、 扫描后的文件应进行检查,检查文件格式是否正确、文件大小是否正常。扫描文件的容量大小要求如下,特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率和电子文件的大小。
图幅 黑白模式 彩色模式
A4 50KB 100KB
A3 100KB 200KB
A2 200KB 400KB
A1 400KB 800KB
A0 800KB 1600KB
9、 电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。

二、工程电子文件的整理要求

1、 电子文件的整理应遵循电子文件形成的自然规律,保持卷内文件间的有机联系,便于电子档案的保管和利用。
2、 一个工程项目由多个单位工程组成时,每个单位工程的电子文件应单独整理立卷,同一保管单元(或同一案卷)内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。
3、 电子文件应与相应的纸质文件建立关联,在文件名称、卷内目录、案卷目录、案卷题名、工程名称、项目名称、工程概况等相关说明及描述上保持一致。
4、 工程电子档案一般由工程级、案卷级、文件级3个层级构成,工程级、案卷级、文件级以文件夹形式进行保存,文件级内分别按照文件材料、图纸、照片所要求的相应电子格式保存。
5、 同一项目(或单位工程)的电子文件、电子目录应存储在同一载体上,一个工程项目由多个单位工程组成时,应注明不同单位工程的名称或标段、里程桩号,并由甲方汇总存储。
6、 通用软件产生的电子文件,应注明其软件型号、名称、版本号、相关参数、说明资料等并拷贝字库。
7、 电子文件的载体或装具上应有封面和目录,封面的内容及格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》(国标CJJ/T117-2007)中附录B、D的要求。
8、 电子文件的命名,由三位阿拉伯数字加汉字组成,数字是本保管单元内(或本案卷)内电子文件的顺序号,汉字则是电子文件的名称、内容及特征或图纸的图号和图纸名称,电子文件保管单元(或案卷)的命名可按照同一纸质档案的案卷题名命名。
9、 每份电子文件的存储以纸质档案卷内目录为依据,将每一份纸质档案文件形成所得的一个或多个图像存储为一份文件。电子文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份文件的名称与档案卷内目录中该份文件的名称是否相同,电子文件的页数与档案目录中该份文件的页数是否一致,电子案卷的案卷号与对应纸质案卷的案卷号是否相同等。
10、 电子目录采用EXECL表格,其填写内容、表格格式应与纸质档案的卷内目录、案卷目录保持一致。(表格格式可从“东莞市城建档案馆公众网”上下载)电子档案的工程概况表、案卷目录放在工程级文件夹内,卷内目录放在相应的案卷级文件夹内,第一份文件之前。

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